האקלים הארגוני בשני עשורים האחרונים השתנה רבות בזכות חדירת רשת האינטרנט לכל בית. עובדים רבים החלו לעבוד ממיקומים מרוחקים, והיום הארגון עשוי להפרש על פני הגלובוס כולו. פגישות עסקיות מתקיימות לא רק בתוך משרדי החברה, אלא יכולות להתקיים בעת ובעונה אחת באירופה, אסיה, אוסטרליה, ארה"ב ודרום אמריקה.

על מנת ליצור סביבת עבודה מקצועית, המייעלת את התנהלות החברה, וכוללת מצגות המשודרות בזמן אמת לכלל המשתתפים, שידור חי בוידיאו של המיקומים השונים ואיכות אודיו מתקדמת לניהול השיחות, פותחו מערכות טכנולוגיות מתקדמות המספקות את התשתית לשיחות וידאו קונפרנס לחדרי ישיבות, שימוש בטכנולוגיות אלה הופך חדר פשוט, הכולל שולחן וכיסאות למרכז מולטימדיה מתקדם – כך נוצרו חדרי ישיבות חכמים. 

מה יכול לכלול חדר ישיבות חכם?

חדר ישיבות חכם כולל בתוכו מגוון רב של מכשור אלקטרוני מתקדם. החל מטלפונים המשדרים בזמן אמת גם קול וגם תמונת וידיאו ומשתמש ברשת האינטרנט הפתוחה או ברשת אינטראנט פנימית מאובטחת. כמו כן חדרי ישיבות חכמים יכולים לכלול שימוש במצלמות איכותיות לתיעוד פניהם של המשתתפים בשיחות וידאו קונפרנס.

גם מצגות המשודרות בזמן אמת למקרן מקומי, ועוברות על גבי רשת האינטרנט למיקומים מרוחקים, כאשר המשתתפים בשיחה יכולים לראות אותה באמצעות מכשור שונה החל מטלפון נייד חכם, דרך טאבלטים, מסכי מחשב או אפילו מקרנים נוספים המשדרים את הישיבה בזמן אמת. על המידע לעבור במהירות ובאיכות גבוהה, על מנת שיהיה ניתן לשדר אותו באיכות HD, ואיכות השמע צריכה להיות טובה מספיק שהשיחה יכולה לעבור בזמן אמת גם כשהיא מושמעת בצד השני במערכות סאונד מתקדמות – בכל מקום בעולם.

למי מתאימות מערכות אודיו ווידיאו לחדרי ישיבות חכמים?

אם בעבר רק החברות המובילות היו משתמשות בטכנולוגיה מתקדמת לחדרי ישיבות, היום כל ארגון, גם בגודל קטן או בינוני יכול להרשות לעצמו לבנות חדר ישיבות חכם. ההתפתחות הטכנולוגית הובילה לציוד במחיר משתלם במיוחד של מערכות וידאו קונפרנס לחדרי ישיבות, וכל שנדרש הוא חברה בעלת ניסיון המסוגלת ליישם את הפתרונות המתאימים בחבילה אישית המותאמת לצרכי כל חברה.

התאמה מלאה לחללים שונים ולצרכי הארגון

חדרי ישיבות חכמים נבנים מתוכננים היטב בהתאם לגודל החלל המוקדש להם ולמבנהו. אם מדובר במסכים עליהם מוקרנת הישיבה ומקרן מקצועי, או לחילופין מסכי ענק המותקנים ברחבי החדר. יש לזכור כי בישיבות מרובות משתתפים יש להתאים את מיקום המסך ואת גודלו כך שיוכל לשרת ביעילות גם כמות גדולה של משתתפים, וכן ליצור תשתית על מנת שכלל המשתתפים יוכלו להיות שותפים פעילים בישיבה לרבות מיקרופון אישי, או מצלמה אישית בעת הצורך. פרמטרים נוספים הנלקחים בחשבון במהלך התכנון הם האקוסטיקה בחדר, תאורה נכונה ואפילו הדרך בה ממוקם הריהוט בחדר.

לסיכום, חדרי ישיבות חכמים נמצאים היום בהישג יד גם עבור חברות קטנות ובינוניות, ותכנון נכון של חדר הישיבות, לרבות פתרונות וידאו קונפרנס, יכול להיות ההבדל בין חברה יעילה וריווחית לחברה בזבזנית השולחת נציגים מעבר לים לישיבה שהייתה יכולה להתקיים בצורה מכובדת גם ללא יציאה מתחומי המשרד.