לפני מספר עשורים כאשר עובדי חברות נפגשו עם לקוחות או שותפים פונטנציאלים הנמצאים מעבר לים, או אפילו בעיר מרוחקת, הם נאלצו לבזבז זמן יקר על טיסות, נסיעות, בתי מלון, לבוש עסקי – כל זאת על מנת להגיע לפגישה שלעיתים אורכה הוא לא יותר משעה בודדת. פגישות פנים אל פנים היו הכרחיות על מנת לבנות אמון, לדון במקביל עם מספר פונקציות עיקריות בארגון, או להפגש על מנת לקבוע אסטרטגיה מקבילה של מספר סניפים של אותה החברה במיקומים שונים על גבי הגלובוס.
חוסכים עלויות – נפגשים בצורה וירטואלית
ההתפתחות הטכנולוגית והעובדה כי ניתן להפגש פנים אל פנים באמצעות מסכי מחשב, חוסכת לארגונים רבים את כל הכרוך בטיסות או נסיעות עסקיות, ומאפשרות באמצעות מכשור בסיסי ותוכנה יעודית לבצע פגישות פנימיות ללא ההוצאות והזמן הרב הכרוך בהתניידות ממקום למקום. כך, בתוך יום אחד, יכול מנהל החברה להפגש עם סניף בברזיל, בסין, בארה"ב ובאוסטרליה, בעת ובעונה אחת, או לפצל מספר פגישות, כל זאת מבלי לצאת מהמשרד, או אפילו מהבית. זה היתרון של וידיאו קונפרנס.
וידיאו קונפרנס (או בשמה המקצועי – מערכת V.C ) בנוי משילוב של מצלמות וידיאו הקולטות את הנמצאים בחדר במספר מקומות במקביל, מיקרופון רגיש הקולט את הנאמר בחדר, או שימוש בטלפון חכם הכולל מספר מקרופונים המופנים לפינות השונות בחדר, וכן תוכנה יעודית המתחברת באמצעות האינטרנט ל"חדר וירטואלי" בו מתבצעת שיחת הוידיאו קונפרנס.
כמו בפגישה רגילה, הפגישה נקבעת ליום ולשעה ספיציפיים בהם כלל המשתתפים מתחברים ל"חדר הוירטואלי" ומדברים זה עם זה. שיחות וידיאו קונפרנס כוללות כיום גם אפשרויות מתקדמות יותר כמו צפייה משותפת במצגת שקפים, סרטון וידיאו או שיתוף קבצים הכוללים מידע חשוב לארגון. ככל שהתקדמה הטכנולוגיה ניתן להצטרף לשיחה גם מטלפון חכם או טאבלט, ולהשתתף בועידה גם תוך כדי התניידות ממקום למקום.
ליצור קשרים עסקיים עם מקומות מרוחקים
פגישות וידיאו קונפרנס נפוצות כיום במרבית הארגונים הבינוניים והגדולים, ומאפשרות לכל ארגון למתג עצמו כארגון גלובלי, להעניק שירות לקוחות ותמיכה ללקוחות מרוחקים, וליצור קשרים עסקיים שלא היו מתאפשרים ללא הטכנולוגיה הזו, או היו גורמים לעלויות כבדות לחברה.
היכולת ליצור קשרים עסקים עם חברות וארגונים מעבר לים, או אפילו במרחק של שעה שעתיים מהמשרד, האפשרות של עובדים רבים לעבוד מהבית ולחסוך עמדות עבודה במשרד, וכן האפשרות לאזן בצורה פשוטה יותר בין זמן הפנאי, המשפחה וקריירה, הופכים את הוידיאו קונפרנס לשיטה המועדפת בחברות רבות לפגישות פנימיות ופגישות עסקיות עם לקוחות.
לסיכום, וידיאו קונפרס הוא האפשרות היעילה והאפקטיבית, המאפשרת לחסוך שמשאבים קריטיים כמו עלויות דלק, נסיעות בתי מלון וחשוב יותר מהכל עבור רבים – זמן. תוכנה מקצועית וכן שימוש במכשור מתקדם, מסוגל להעניק את החוויה האותנטית של פגישה פנים אל פנים, ולאפשר נגישות גבוהה יותר לפונקציות השונות בארגון, דבר שיתכן ולא היה מתאפשר בעקבות שיקולי ניהול זמן ומשאבים של פונקציות בכירות בארגונים שונים.
