בניית חדר ישיבות

ישראכרט

אם בעבר לכל אחד מאיתנו היה משרד משלו בעבודה, חדר סגור עם חלל פרטי נפרד, הרי שבשנים האחרונות שולטת תפישת ה”אופן ספייס” בעיצוב משרדים וארגונים. נגמרה הפרטיות: עולם התעסוקה עבר לחללים פתוחים המחולקים לתחנות עבודה קטנות בהן מוצבים שולחן, מחשב וכיסא. העבודה בצוותא רק מגבירה את הצורך בחדרי ישיבות שיתנו מענה לעבודת צוות נוחה יותר ושקטה יותר. חדרי ישיבות אלו אמורים להיות מצוידים במיטב הטכנולוגיה שתאפשר עבודת צוות של כמה עובדים, קיום ישיבות ודיונים תוך הצגת מצגות, שיחה עם גורמים חיצוניים בשיטת וידאו קונפרנס והתמקדות ללא כל הפרעה חיצונית.

פתרונות טכנולוגיים שמעכבים תהליכים.

לב ליבו של חדר הישיבות הוא הציוד הטכנולוגי הקיים בו. ציוד זה מאפשר עבודה שוטפת ויעילה וארגונים רבים משקיעים משאבים רבים בפתרונות הטכנולוגיים הללו. הבעיה היא שרוב הארגונים נכשלים במתן פתרונות איכותיים לחדרי ישיבות, מה שמעכב תהליכים והופך את העבודה למסורבלת יותר. המספרים מדברים בעד עצמם: מחקרים שונים מראים כי קרוב ל-100% מהעובדים מרגישים שהפגישות שהם מקיימים בחדרים הללו אינן יעילות מספיק ויכולות להיות יעילות הרבה יותר. קרוב למחצית מהפגישות מתחילות באיחור בגלל בעיות טכניות שונות שמעכבות את תחילת הפגישה, ורבים מהעובדים והמנהלים מדווחים על כך שהם מוותרים מראש על שימוש בחדרים הללו כדי להיות יעילים יותר. בעולם העבודה שבו עובד ממוצע מבלה כשליש מזמנו בפגישות ומנהל מבלה יותר מחצי מזמנו בפגישות, יש משמעות אדירה למציאת פתרונות טכנולוגיים טובים ואיכותיים.

טיפים לחדר ישיבות פרודוקטיבי יותר

מילת המפתח היא – פשטות. ככל שיהיה צורך גדול יותר בפעולות שונות להפעלה וככל שהאמצעים הטכנולוגיים יהיו מורכבים יותר לשימוש, כך יעילותם תהיה נמוכה יותר והסרבול יגדל. הנה כמה טיפים המסבירים כיצד ניתן להפוך את חדר הישיבות לפשוט להפעלה:

  • שילוט דיגיטלי חיצוני – עוד לפני שנכנסים לחדר הישיבות עצמו, חשוב שיהיה שילוט דיגיטלי חיצוני המבהיר האם החדר פנוי או לא. כך תהיינה פחות הפרעות וכך העבודה בו תהיה שוטפת יותר.
  • הוראות הפעלה – כשצריך להשתמש בווידאו קונפרנס, לדוגמא, לצורך שיחה עם גורם חיצוני, צריך להפעיל את המערכת, וזה תהליך שיכול להסתבך. הוראות הפעלה פשוטות על הצג או בשילוט בחדר, יכולות למנוע לא מעט בעיות. כך גם משתמשים טכנופוביים יוכלו לבצע את החיבור בקלות ובפשטות.
  • אוטומציה – הפחתת הפעולות הנדרשות ככל שניתן. ייתור הצורך בשלטים ובאמצעים נוספים וחיבור אוטומטי של המערכות השונות יקלו על תחילת העבודה וימנעו בעיות שונות.
  • זיהוי מוקדם של תקלות ובעיות – הקצאת כוח אדם שיבצע בדיקה יומיומית של המערכות בחדר הישיבות, כוח אדם מקצועי שיהיה אמון על ניטור המערכות השונות ויזהה בעיות בשלב מוקדם.

בניית חדר ישיבות הכולל וידאו קונפרנס ומערכות נוספות שהן פשוטות וקלות לתפעול, תייעל את העבודה בו ותגדיל את הפרודוקטיביות של העובדים.